Foto: Surabaya1.com
Para pejabat struktural di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi (Setdaprov) Jawa Timur, diantaranya Eselon II,III, dan IV mempraktekkan aplikasi Elektronik Sistem Manajemen Surat (E-SMS) di Aula lantai tiga gedung kantor Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Jatim, kamis (3/1).
“E-SMS bertujuan untuk mempercepat alur informasi surat-menyurat, khususnya surat disposisi dari gubernur agar segera ditindaklanjuti oleh SKPD” kata Sekretaris Daerah Provinsi Jatim, Dr. H. Rasiyo, M.Si saat membuka acara tersebut.
Lebih lanjut disampaikannya, dengan latihan mempraktekkan E-SMS ini diharapkan para pejabat struktural dapat memahami dan segera mengaplikasikannya dalam kegiatan surat-menyurat di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) masing-masing. “Saat ini, E-SMS hanya diterapkan di lingkungan Setdaprov saja, namun kedepan juga diterapkan di semua SKPD. Sebagai pilot project,pejabat struktural Setdaprov Jatim harus paham betul aplikasi ini” ujarnya.
Dalam kesempatan itu, Rasiyo mempraktekkan secara langsung aplikasi E-SMS dengan melakukan simulasi disposisi yang diberikan Gubernur Jatim ke Biro Kesejahteraan Rakyat (Kesra). Secara teknis, disposisi tersebut di-scan terlebih dahulu, kemudian gubernur melakukan log in di website E-SMS dan mengirimkan disposisi tersebut ke akun Biro Kesra.
Simulasi dilanjutkan dari akun Biro Kesra yang menerima disposisi. Dalam simulasi ini, disposisi dianggap dapat langsung ditandatangani oleh Kepala Biro. Setelah disposisi dari gubernur di-scan, disposisi tersebut dicetak, kemudian dibuatkan surat balasan, dan ditandatangani oleh Kepala Biro lalu surat tersebut di-scan serta dikirimkan ke akun E-SMS milik Sekdaprov Jatim untuk ditindaklanjuti.
“Jadi prosesnya cepat dan paperless office, Biro Kesra bisa segera menindaklanjuti disposisi tersebut tanpa harus menunggu surat aslinya diantar ke kantor. Secara keseluruhan, ini mempermudah kinerja kita dalam memberikan pelayanan pada masyarakat,” jelasnya.
E-SMS juga dapat mengatasi kendala dalam membuat surat keluar, dimana ketika menaikkan surat ke pejabat eselon yang lebih tinggi, terkadang surat tersebut perlu direvisi. Dan belum tentu pejabat tersebut ada di tempat. Sehingga proses menuju final, yaitu ditandatanganinya surat keluar tersebut oleh Kepala SKPD sangat lama.
Dalam kesempatan itu, konsultan E-SMS yang berasal dari perusahaan TRASPAC, Imam Mahmuddin mengatakan, E-SMS dapat diakses melalui situs www.sms.jatimprov.go.id . Kemudian akan tampil halaman log in, tiap SKPD mendapat masing-masing satu akun berikut password untuk dapat menggunakan aplikasi ini.
Program E-SMS berbasis website merupakan pengembangan dari E-SMS sebelumnya yang masih berbasis desktop. Program tersebut dibuat menggunakan bahasa pemrograman php sehingga dapat diakses melalui berbagai gadget multiplatform. Seperti laptop, Blackberry, PDA, Android Phone, Iphone, Ipad dan lain-lain.
Hadir dalam kesempatan itu, Asisten IV Setdaprov Jatim Ahmad Sukardi, Kepala Biro Umum Kepala Biro umum Setdaprov jatim, Boby Sumiarsono, dan Kepala Biro Humas dan Protokol Setdaprov Jatim, Lies Idawati.
(Sumber: Humas Pemprov Jatim: Adit/Prigel)
Bagaimana cara untuk mwlakukan prosedur surat masuk dan keluar dengan menggunakan e-sms tersebut?
Terimakasih